نظام أرشفة : هو نظام برمجي تم تطويره ليكون ملائم للعمل المحلي والهدف الرئيسي من استخدام النظام هو بناء هيكلية صحيحة لإدارة الملفات الرقمية بجميع أنواعها وأرشفتها ضمن النظام مع تحديد صلاحيات محددة لكل موظف من خلال امكانية :

1- التعديل على الملفات

2- امكانية حذف الملفات

3- إمكانية التعديل على الملفات التي رفعت بواسطة نفس الموظف

4- امكانية حذف الملفات التي رفعت بواسطة نفس الموظف

5- إمكانية مشاركة الملفات عبر الرابط

نظام التشغيل : يدعم نظام أرشفة العمل أوف لاين - أون لاين ويدعم امكانية الربط الشبكي وتعدد الكومبيوترات ضمن بيئة عمل واحدة

وبهذا يكون نظام أرشفة هو نظام مخصص للحفاظ على الملفات لأي شركة أو مؤسسة وتنظيمها ضمن محركات بحث ذكية تمكنك من الوصول الى الملفات بطريقة سهلة البحث بخيارات متعددة مثل :

1- امكانية البحث عن ملف بواسطة تاريخ الحفظ

2- امكانية البحث عن ملف بواسطة نوع الملف ( Jpeg - pdf - png ) ضمن اي نوع من الانواع- البرنامج يدعم جميع الانواع

3- امكانية البحث عن ملف بواسطة اسم الملف

4- امكانية البحث عن ملف بواسطة تاريخ تقديري ( من تاريخ الى تاريخ ) ليظهر لك النظام جميع الملفات التي اضيفت بهذه الفترة

5- البحث عن ملف حسب الشرح المختصر الذي اضيف مع الملف ( بامكانك اضافة شرح بسيط لكل ملف اثناء الاضافة ليمكنك النظام من البحث في جميع محتويات التفاصيل اينما وجدت الكلمة )وبهذه الطريقة سيكون عليك من السهل جداً الوصول الي اي ملف ضمن عشرات الألف من الملفات المخزونة

شاشة المراقبة : يدعم النظام شاشة لتسجيل جميع الفعاليات الاحداث التي تتم على النظام وبذلك يمكنك مراجعة جميع تحركات الموظفين الذين يعملون ضمن النظام

الموظفين : يتيح لك نظام ارشفة امكانية اضافة عدد غير محدد من الموظفين مع تحديد وتقييد صلاحيات بشكل يتناسب مع طبيعة عمل المؤسسة مثال :

1- امكانية تحديد سعة تخزينية اجمالية لكل موظف

2- امكانية انشاء مجلد خاص بكل موظف

3- امكانية تحديد انواع الملفات التي يمكن للموظف اضافتها

4- امكانية تحديد سقف محدد للملفات المضافة من قبل الموظف

5- اعطاء حق التعديل على الملفات التي حفظت بواسطة الموظف أو جميع الملفات

6- اعطاء حق الحذف على الملفات التي حفظت بواسطة الموظف او جميع الملفات

7- اعطاء صلاحيات مشاهدة لجميع الملفات او ملفات التي اضيفت بواسطة الموظف

8- اعطاء صلاحيات مشاهدة على مجلدات معينة وليس الكل او تحديد الكل

نظام الحماية والنسخ الاحتياطية : يقدم نظام ارشفة طريقة مبسطة لعمل النسخ الاحتياطية من خلال الاعدادت يمكنك تحميل النسخة الاحتياطية للنظام وعمل نسخ للمجلد الرئيسي للخزن وبذلك تكون قد امتلكت النسخة الاحتياطية الكاملة

التقارير : يقدم نظام أرشفة تقارير مهمة لمدير النظام من حيث

1- تقرير اجمالي المساحة المستخدمة للملفات المخزنة ( يومي - شهري _ كلي )

2- اجمالي حجم الملفات التي تم تحمليها من قبل الموظفين ( يومي - شهري - كلي )

3- اجمالي الملفات التي تم حفظ من قبل الموظفين ( يومي - شهري - كلي )

4- اجمالي عدد الملفات المخزنة ضمن النظام ( يومي - شهري - كلي )

5- اجمالي عدد الموظفين الجدد ( يومي - شهري -كلي )